ADMINISTRACIÓN | Grupo Bal

Mantener informado a los copropietarios y al comité administrativo sobre los actos que transgredan las disposiciones legales que rigen para este tipo de comunidades.

Citar a reuniones de la asamblea. Preocuparse de dar aviso oportuno de la fecha, hora y lugar de las asambleas de acuerdo a los plazos legales vigentes en cada caso.

Mantener una nómina actualizada de los copropietarios, con sus respectivos domicilios registrados.

Administrador deberá cobrar a los copropietarios todos los GASTOS acordados por Asamblea y todos los GASTOS que se originen por la mantención y conservación de los bienes de dominio común.
También deberá cobrar las cuotas correspondientes a la formación del Fondo de Reserva, las cuotas del Seguro de incendio, las multas e intereses establecidos en el reglamento y la ley y cualquier otro ingreso acordado por los copropietarios reunidos en asamblea.

Las entidades Bancarias, a requerimiento del Administrador o del Comité de Administración, procederán a la apertura de la cuenta corriente o de ahorro a nombre del respectivo condominio, sobre la cual podrán girar la o las personas que designe la asamblea de copropietarios.

Pedir al tribunal competente que aplique los apremios o sanciones que procedan al copropietario u ocupante que infrinja las limitaciones o restricciones que en el uso de su unidad le imponen el reglamento de copropiedad y las normas legales y reglamentarias vigentes sobre copropiedad inmobiliaria. Realizar el trabajo de representante de la comunidad ante el tribunal competente, exigiendo que se apliquen las medidas que correspondan, de acuerdo a la responsabilidad que le cabe a cada copropietario de acuerdo a las normas legales.

Fiscalizar que se respeten las horas de descanso nocturno establecidas en el reglamento de copropiedad. Velar por mantener la tranquilidad de los copropietarios, especialmente en las horas destinadas al descanso.

Poner en conocimiento del Comité de Administración cualquier acto de ocupación ilícito o de daño a los bienes comunes o a las unidades, sea por copropietarios o por terceros. Mantener informada a la comunidad de cualquier daño a los espacios comunes o unidades y tomar las medidas correctivas que correspondan.

Certificar la calidad de copropietario hábil para efectos de optar a cargos de representación de la comunidad y para concurrir con su voto a los acuerdos que se adopten en asamblea

Contratación y supervisión del personal. Gestionar con empresas de selección de personal.

Afiliaciones y aportes a fondos de pensiones, salud, riesgos profesionales y cajas de compensación.

Cálculo, control y provisiones por; vacaciones, indemnizaciones, seguros de cesantía, comisiones, bonos, finiquitos, etc.

Registro e informes de remuneraciones: Libros de retenciones de impuestos y libro de remuneraciones.

Declaraciones juradas anuales de sueldos, honorarios, retiros y gastos rechazados

Recabar los gastos comunes, reunir todos los costos involucrados en la operación mensual de las áreas comunes y proceder a su prorrateo, velando por el cumplimiento de la norma exigida por la ley, como los fondos de reserva y seguro contra incendio.

Administrar los fondos recaudados de los comuneros y manejar los presupuestos operativos del edificio. Es obligación del administrador buscar los mecanismos que le permitan reducir costos y aumentar los rendimientos, teniendo presente la capacidad de negociación que le compete en su calidad de representante de la comunidad.

El Administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración en la épocas que se le haya fijado, y además cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración, en su caso, y al término de su gestión. Para estos efectos, los copropietarios tendrán acceso a la documentación correspondiente

OPERACIONES

Cuidar los bienes de dominio común: Realizar una gestión eficiente y segura que permita preservar y mejorar la calidad de los bienes comunes de la comunidad. Por ejemplo, infraestructura, instalaciones, ascensores, citofonía, piscina, equipos hidráulicos, equipos de incendio, red seca, alarmas de incendio, salas multiuso, jardines etc.

Mantener actualizado el archivo de documentos del condominio y a disposición de los copropietarios. Es obligación del Administrador contar con un archivo actualizado, claro, detallado y a disposición de la comunidad, de todas las dependencias del edificio. En este archivo se incluyen los planos de las diferentes especialidades de instalaciones, (agua potable, descargas wc, descargas lavaplatos, red electricidad, red citofonía, red teléfono, gas, etc.) las superficies, las vías de evacuación y toda la documentación propia de un edificio. Es también aconsejable disponer de los datos de las empresas que ejecutaron los trabajos.

Adoptar medidas tendientes a promover la seguridad al interior de la comunidad, especialmente en la instalación de señalética y de desvíos interiores cuando se realicen trabajos de reparación o mantención de las áreas comunes. Y por otro lado velar por la seguridad de los bienes de los copropietarios, sugiriendo las distintas medidas al comité de administración con el fin de actuar proactivamente.

Adoptar o proponer al Comité de Administración, medidas tendientes a precaver la no ocurrencia de accidentes y a resguardar la integridad personal de los copropietarios y sus familias, así como sus bienes, dentro del condominio, denunciando la ocurrencia de todo hecho ilícito a Carabineros, Investigaciones o al juez competente.

Velar por la debida iluminación de los espacios de circulación interiores y perimetrales del condominio. Preocuparse de entregar seguridad y funcionalidad en las áreas de circulación. Si se viere comprometida la seguridad o conservación de los bienes comunes o de las unidades, por efecto de filtraciones, inundaciones, emanaciones de gas y otros desperfectos, no encontrándose el propietario, arrendatario u ocupante que facilite o permita el acceso, el administrador, conforme a la facultad que le confiere el inciso quinto del artículo 36 de la ley, podrá ingresar forzadamente a una unidad, debiendo hacerlo acompañado de un miembro del Comité de Administración, quien levantará acta detallada de la diligencia, incorporando la misma al libro de actas del Comité de Administración, dejando copia de ella en el interior de la unidad. Los gastos que se originen serán de cargo del o los responsables del desperfecto producido.

Dar cumplimiento a las disposiciones legales contenidas en el Reglamento sobre condiciones sanitarias y ambientales básicas en los lugares de trabajo (Decreto Nº 594, de 1999), publicado en el Diario Oficial de 29 de Abril de 2000.

Proponer al Comité de Administración la adopción de medidas para resguardar el ingreso al condominio de personas ajenas a éste; sea en calidad de visitantes o de prestadores de servicios. Tener la capacidad de realizar permanentes mejoras en términos de seguridad, con el objeto de velar por la seguridad de los propietarios. En este sentido se incluye la evaluación técnica–económica de contar con un servicio de vigilancia externo o interno, es decir, contratado por la comunidad.